Avec l’entrée en vigueur de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur («RPPSP») du Québec, il est énoncé qu’un renseignement personnel est défini comme tout renseignement qui se rapporte à une personne physique et permet de l’identifier directement ou indirectement. Un «incident de confidentialité» est l’accès, l’utilisation ou la communication d’informations personnelles non autorisées par la loi ainsi que la perte d’informations personnelles ou toute autre violation de la protection de ces informations.

ASSURER VOTRE PAIX D’ESPRIT, C’EST NOTRE ENGAGEMENT!
Pour Lévesque, étude notariale, la protection des renseignements personnels que vous nous confiez est une priorité. Pour vous, parce qu’ils font partie de votre vie privée. Pour nous, parce qu’ils nous permettent de mieux vous servir au jour le jour. C’est la raison pour laquelle nous réévaluons et améliorons nos pratiques en continu. C’est notre engagement.

C’est dans cet esprit que nous nous conformons aux nouvelles exigences des lois modernisant les dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, en cours de modification à travers le pays.

VOUS SERVIR EN TOUTE SIMPLICITÉ
Par souci de transparence et de bienveillance, nous vous informons qu’en faisant affaire avec nous, vous acceptez que nous recueillions, les renseignements personnels qui sont nécessaires pour :

Savoir qui vous êtres. Vous identifier et maintenir à jour vos coordonnées;
Développer une relation avec vous. Vous conseiller selon vos besoins, analyser vos demandes et identifier les produits et services qui vous conviennent;

1. SECTION RELATIVE À LA PROTECTION ACCORDÉE PAR LE RÈGLEMENT GÉNÉRAL DE PROTECTION DES DONNÉES (RGPD)

1.1 Protection des données à caractère personnel

L’étude notariale s’engage à respecter les règles de protection de la vie privée des personnes utilisant son site Internet.

En accédant au site et en l’utilisant, l’utilisatrice ou l’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance de l’ensemble des mentions légales et conditions générales d’utilisation.

Pendant la consultation du site, elle ou il peut être sollicité.e pour communiquer volontairement certaines données personnelles, telles que son nom, son adresse courriel ou son adresse postale. Ces informations sont utiles pour accéder à certaines rubriques (ou services) du site.

1.2 Informations sur la collecte des renseignements personnels

Dès l’obtention des informations personnelles et pour remplir notre mandat de service, si la personne utilisatrice croit que ses renseignements personnels ont été utilisés sans son consentement, elle peut introduire une réclamation auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

L’étude notariale conservera les données pour une durée n’excédant pas celle requis par notre code déontologique. Cette durée est de dix (10) ans.

2.  COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

2.1  Renseignements personnels pouvant être collectés 

L’étude notariale recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses attributions pour les services rendus par l’étude.

Les renseignements collectés par l’étude notariale sont, notamment :

– Nom de la personne
– Type de contact
– Adresse physique personnelle
– Sexe
– Nationalité
– Langue
– Nom
– Prénom
– Courriel
– Région
– Âge
– Statut matrimonial
– Date de naissance
– Numéro d’assurance social
– Numéro d’assurance maladie
– Pièce d’identité (ex. : permis de conduire, carte d’assurance maladie, passeport etc.)
– Profession
– Niveau d’éducation
– Religion
– Numéro de carte de crédit
– Spécimen chèque
– Compte bancaire
– Tout information sur le soutien financier
– Renseignement de nature médicale
– Adresse postale
– Numéro de téléphone, cellulaire

3.  UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’étude notariale utilise des renseignements personnels pour conclure des documents nécessaire à l’objectif du client. Les membres de son personnel ainsi que le responsable des données ne feront pas usage des renseignements personnels à d’autres fins que celles précisées ci-devant, et ce, à moins que la personne y consente expressément ou que la Loi sur l’accès l’exige.

4.  COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’étude notariale peut divulguer certains renseignements personnels détenus pour se conformer à l’ordonnance d’un tribunal, à une loi, à une procédure judiciaire ou son ordre professionnel, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables, ou s’il croit que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits.

L’étude notariale peut transférer les renseignements personnels qu’il collecte à des prestataires de services et à d’autres tiers qui le soutiennent. Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles l’étude notariale les divulgue et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la politique et en respect des lois.

L’étude notariale peut communiquer certains renseignements personnels détenus à une personne s’il a obtenu le consentement valable de la personne concernée.

5.  PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’étude notariale autant que faire se peut a mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés par la loi ou contraires à sa Politique de protection des renseignements personnels.

L’étude notariale a pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres du personnel qui doivent absolument avoir accès aux renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder.

Le prestataire de service hébergeant le site Web ayant accès aux renseignements personnels, dont l’étude notariale a la garde ou le contrôle, sera informé de la présente Politique de confidentialité et des autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Le prestataire de service hébergeant le site Web devra s’engager par écrit à accepter de se conformer aux politiques, aux processus et aux lois applicables.

5.1  Sécurité 

L’étude notariale prend toutes les mesures nécessaires afin que vos données personnelles ne soient pas accessibles à des tiers, autres que les employé.es de l’étude notariale.

Vos données peuvent être stockées hors de notre étude. Dans ce cas, l’étude notariale mettra tout en œuvre pour assurer un niveau de protection équivalent à celui offert pour les données stockées sur le territoire canadien et veillera notamment à ce que toutes les exigences légales applicables soient respectées, y compris celles relatives à la protection des données.

Sachez toutefois que ces mesures de sécurité ne sont pas infaillibles et qu’une part de risque est toujours présente lors de l’utilisation d’Internet pour transmettre des données.

6.  DEMANDE D’ACCÈS OU DE RECTIFICATION À DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Toute personne peut soumettre une demande d’accès pour connaître les renseignements personnels détenus sur elle par L’étude notariale . Cette dernière peut demander à faire rectifier ces renseignements

Ces demandes peuvent se faire en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel suivante : mlevesque@levesquenotaires.com

7.  RESPONSABILITÉ DE L’APPLICATION ET DE LA RÉVISION DE LA POLITIQUE

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est responsable de l’application de la politique et de sa révision.

Pour poser une question relative à la politique ou déposer une plainte, prière de communiquer avec cette personne à l’adresse courriel suivante : mlevesque@levesquenotaires.com